Formularul W-9 al Internal Revenue Service (IRS) este intitulat „Cerere pentru numărul de identificare fiscală și certificare”. Acest document IRS este conceput pentru a colecta informații fiscale de bază de la anumiți contribuabili, care pot fi persoane fizice sau companii.
Scopul formularului W-9
În primul rând, un W-9 oferă unei companii informații de bază despre contribuabilii cu care face afaceri. Le permite să raporteze suma plătită contribuabilului pentru serviciile prestate către IRS. Cetățenii Statelor Unite și persoanele fizice străine rezidente, corporațiile, trusturile și alte tipuri de entități comerciale care nu au impozite reținute din câștigurile lor trebuie să completeze un W-9, în timp ce străinii nerezidenti sau persoanele străine ar completa formularul W-8.
Dacă un contribuabil nu completează și nu returnează W-9 sau furnizează un număr de identificare a contribuabilului (TIN) incorect sau incomplet, orice fonduri plătite contribuabilului pot fi supuse reținerii de rezervă. În această situație, compania ar reține 28% din venitul datorat contribuabilului și ar trimite partea reținută la IRS. Aceasta este modalitatea agenției federale de a se asigura că sunt plătite taxele corespunzătoare, chiar dacă contribuabilul nu este identificat corect.
Când sunt necesare W-9-urile?
O companie trebuie să obțină un W-9 de la orice persoană sau companie pentru care va trebui să depună o declarație de informații la IRS. De exemplu, o companie care angajează un contractor independent pentru a proiecta noul site web al companiei va trebui probabil să depună un formular 1099-MISC la IRS pentru a raporta cât a plătit designerul web.
Pentru a depune un 1099-MISC complet, afacerea are nevoie de informațiile de identificare ale contractantului - nume, TIN, adresă și așa mai departe. Compania va trebui să colecteze un formular W-9 de la contractant pentru a obține aceste informații. În mod similar, companiile vor solicita adesea formulare W-9 de la furnizorii corporativi, astfel încât să aibă informațiile de care au nevoie pentru a-și raporta cheltuielile de afaceri, conform cerințelor IRS.
Păstrarea înregistrărilor W-9
Ca și în cazul majorității documentelor fiscale, companiile ar trebui să păstreze copii ale tuturor formularelor W-9 timp de cel puțin trei ani după depunerea ultimei declarații fiscale relevante (sau data scadentă a declarației, dacă este mai târziu). În exemplul de mai sus, dacă afacerea a contractat cu designerul web în 2017 și acesta și-a încheiat munca înainte de sfârșitul anului, compania ar trebui să-și păstreze formularul W-9 cel puțin până la 16 aprilie 2021 (presupunând că afacerea și-a depus în 2017 declarație de impozit pe 15 aprilie 2018).
Cum se completează un formular W-9
W-9 real este destul de scurt și relativ simplu. Acesta constă din trei părți principale: informații personale, TIN și certificare.
Secțiunea de informații personale pentru persoane fizice
La linia 1, contribuabilii individuali trebuie să-și furnizeze numele așa cum apare în declarația de impozit. Chiar dacă din punct de vedere tehnic sunt o entitate comercială, proprietarii unici trebuie să-și pună propriul nume legal în această secțiune.
Proprietarii unici își repetă numele în al doilea rând, care solicită „Numele companiei sau Numele entității ignorate”. Aici își plasează numele complet și literele DBA, care înseamnă „doing business as”, urmate de numele fictiv al afacerii, dacă există. De exemplu, dacă John Smith era proprietarul unic al Speedy Plumbing, el ar completa prima linie ca John Smith și a doua linie ca John Smith DBA Speedy Plumbing.
În continuare, contribuabilul bifează caseta „Persoană fizică/Unic”, aflată sub liniile de nume. De asemenea, contribuabilul trebuie să furnizeze adresa sa poștală pe rândurile 5 și 6. Informațiile clientului pot fi incluse în partea dreaptă a formularului în această zonă, dar nu sunt obligatorii.
Secțiunea de informații personale pentru companii
Afacerile sau alte entități trebuie să își pună denumirea legală (exact așa cum apare în declarația de impozit) pe rândul 1. Dacă afacerea are și o denumire comercială sau DBA, aceasta merge pe rândul 2.
În continuare, contribuabilul bifează caseta care indică modul în care este clasificată entitatea comercială din punct de vedere al structurii sale juridice. Va trebui să specificați dacă entitatea este o corporație C, corporație S, parteneriat, societate cu răspundere limitată (LLC) etc.
Dacă afacerea este un SRL cu un singur membru, bifați caseta „Proprietar individual/Unic” în loc de caseta „LLC”. SRL-urile care au ales o formă alternativă de impozitare (de exemplu, un SRL care a ales să fie impozitat ca corporație S) ar introduce codul de clasificare fiscală în spațiul de lângă caseta de selectare LLC, conform instrucțiunilor din formular.
Adresa poștală principală a entității trebuie furnizată în rândurile 5 și 6. Adresa clientului poate fi adăugată și în spațiul din dreapta secțiunii adresa poștală, dar nu este obligatorie.
Exceptări
Majoritatea contribuabililor vor lăsa spațiile din rândul 4 necompletate. Primul spațiu din rândul 4 indică faptul că contribuabilul este scutit de reținerea de rezervă. Persoanele fizice și proprietarii unici nu vor fi aproape niciodată scutiți de reținerea de rezervă, dar în anumite situații corporațiile sunt scutite. Codurile și circumstanțele beneficiarului sunt enumerate pe a treia pagină a W-9. dacă vă calificați pentru una dintre aceste condiții, ați plasa numărul de cod corespunzător în primul spațiu pentru rândul 4.
Secțiunea FATCA din rândul 4 se aplică numai dacă depuneți W-9 unei instituții financiare străine și sunteți scutit de raportarea Legii de conformitate cu impozitele în cont străin (FATCA). În această situație, examinați lista de coduri și motive de pe a treia pagină a formularului W-9 pentru a vedea dacă vă calificați și plasați litera de cod corespunzătoare în spațiul FATCA din rândul 4. Dacă aveți dubii, întrebați instituția financiară care solicită formularul dacă trebuie sau nu să completați acest spațiu.
Informații despre numărul de cont
Ultimul rând din secțiunea cu informații personale se referă la „numerele de cont”. Aici, contribuabilul listează toate conturile pe care le au la IRS pentru a plăti taxele înapoi sau plățile anticipate pentru obligațiile anticipate de obligații fiscale. Aceste informații sunt opționale și de obicei ar trebui lăsate necompletate.
Numărul de identificare fiscală (TIN)
Secțiunea TIN trebuie completată indiferent dacă contribuabilul este o persoană fizică, un proprietar individual sau o entitate comercială.
- Persoanele fizice își plasează numărul de securitate socială în partea dreaptă a formularului, în spațiile prevăzute.
- Proprietarii individuali și SRL-urile cu un singur membru pot folosi fie numărul lor de securitate socială, fie numărul de identificare a angajatorului (EIN), deși IRS preferă numerele de securitate socială.
- Chiar dacă o anumită persoană este responsabilă pentru entitate, alte tipuri de entități comerciale își plasează EIN-ul în spațiile prevăzute.
Secțiunea de certificare
În această secțiune, contribuabilul semnează formularul și atestă că informațiile pe care le conține sunt adevărate. Eșecul de a furniza sau depunerea cu bună știință de informații false supune contribuabilul la penalități.
Conformitatea W-9
Fie că sunteți un antreprenor independent sau o companie care furnizează servicii unui client sau dacă sunteți o companie care angajează persoane fizice sau entități comerciale pentru a furniza servicii, formularele W-9 sunt esențiale pentru conformitatea fiscală. Solicitați sfatul profesional de la un profesionist fiscal calificat dacă aveți circumstanțe speciale sau nu sunteți sigur dacă trebuie să completați sau să solicitați acest formular.
