Fiecare situație de închidere a afacerii are detalii diferite. Tipul de afacere va dicta ce acțiuni va trebui să întreprindeți dumneavoastră, clienții sau furnizorii înainte ca afacerea să se închidă definitiv. Pentru a dezvolta o scrisoare personalizată care să corespundă nevoilor dvs., începeți cu un exemplu de scrisoare și adaptați formularea pentru a reflecta detaliile situației dvs. particulare.
Șabloane de scrisori de închidere a afacerii
Dacă gestionați procesul de închidere a unei afaceri, poate fi potrivit să trimiteți scrisori clienților și furnizorilor dvs. Exemple de scrisori pentru aceste categorii de public sunt furnizate aici. Puteți accesa fiecare șablon făcând clic pe imaginea corespunzătoare. Fiecare șablon este un document PDF personalizabil care poate fi salvat și tipărit după cum este necesar. Consultați acest ghid pentru imprimabile pentru asistență în lucrul cu documentele.
Notificarea clientului
Acest șablon este conceput pentru a fi trimis clienților pentru a-i anunța că o companie se închide. Este deosebit de important să trimiteți acest tip de scrisoare dacă clienții trebuie să ridice articole din locația dvs. sau să întreprindă un alt tip de acțiune înainte ca afacerea să își înceteze activitatea.
Notificarea furnizorului
Folosiți această scrisoare pentru a notifica furnizorii că organizația dvs. va înceta operațiunile, asigurându-vă că veți furniza o notificare suficientă pentru a permite facturarea finală a contului, plata și rezolvarea oricăror probleme restante.
Motive pentru a scrie o scrisoare de închidere a afacerii
Odată ce iei decizia de a-ți închide afacerea, nu este recomandabil să atârni doar un semn „închis” pe ușă. Cel mai bine este să anunțați închiderea clienților și furnizorilor dvs. printr-o scrisoare oficială. Aceștia au fost jucători cheie în activitățile dvs. de afaceri prin achiziționarea produselor și serviciilor dvs. și, în cazul furnizorilor, prin furnizarea de produse și servicii care au fost esențiale în afacerea dvs. Ca unul dintre actele finale ale serviciului pentru clienți, va trebui să îi avertizați în prealabil că afacerea dvs. nu va mai fi disponibilă.
Scrisoarea de închidere a afacerii este o modalitate excelentă de a crea un capăt profesional relației tale de afaceri actuale și de a explica orice acțiuni care trebuie întreprinse de clienții și furnizorii tăi. Trimiterea unui astfel de tip de scrisoare denotă un efort de bună-credință de a comunica și de a se adapta cu cei cu care organizația dumneavoastră a desfășurat afaceri. De asemenea, poate ajuta la asigurarea că toate problemele sunt tratate înainte de închidere, ceea ce poate ajuta la prevenirea eventualelor probleme juridice să apară pe viitor.
Momentul notificării de închidere
Nu există nicio regulă strictă cu privire la momentul în care trebuie să trimiteți prin poștă o scrisoare de închidere a afacerii. Data reală a e-mailului va depinde de mai mulți factori.
Clienți
Vrei ca clienții tăi speciali să audă despre închiderea afacerii tale de la tine, nu prin zvonuri sau prin descoperirea unei uși închise fără o notificare prealabilă. Înștiințarea îi întărește clienților tăi că considerați că sunt speciali și le oferă oportunitatea de a efectua orice tranzacții finale necesare cu dvs.
În general, luați în considerare trimiterea prin poștă a unei scrisori de notificare de închidere sau includerea unei copii a scrisorii în factura lunară cu cel puțin 30 de zile înainte de data închiderii. O afacere de servicii, cum ar fi o curățătorie chimică sau un atelier de reparații, va trebui să ofere clienților suficient timp pentru a intra și a-și ridica bunurile. O afacere cu amănuntul va dori probabil să lase mult timp pentru o vânzare pentru a-și reduce inventarul, scrisoarea de închidere a afacerii fiind eliberată înainte de începerea vânzării.
Furnizori
În general, cel mai bine este să informați furnizorii cu privire la intenția dumneavoastră de a închide cu cel puțin 60 de zile înainte de data finală a operațiunii. Acest lucru va permite suficient timp pentru ca conturile să fie decontate și închise.
Apreciere specială pentru planurile viitoare
Dacă vindeți o afacere și intenționați să deschideți o nouă afacere imediat după aceea, vă recomandăm să minimizați timpul dintre cele două. De exemplu, puteți decide să amânați trimiterea scrisorii de închidere a afacerii până chiar înainte de data închiderii dacă vă vindeți franciza de menaj și deschideți propriul serviciu de menaj.
Ce să comunici în scrisoarea ta
Obiectivele cheie ale unei scrisori de închidere a afacerii sunt de a exprima clar detaliile de închidere a afacerii și de a mulțumi sincer cititorului pentru afacerea sau serviciul său. Aceste scrisori nu trebuie să fie lungi pentru a fi eficiente. Scrisoarea ar trebui:
- Spuneți cititorului data la care se va închide afacerea
- Informați cititorul cu privire la orice trebuie să facă (cum ar fi să-și ridice curățătoria chimică, să-și plătească factura restante sau să vină pentru a ieși din vânzare)
- Spune cititorului unde să-și îndrepte întrebările
- Multumesc clientului sau furnizorului pentru afacerea lor
Scrisoarea nu trebuie să ofere un motiv pentru care afacerea este închisă. Dacă motivul este o veste bună, cum ar fi pensionarea proprietarului, puteți decide să includeți motivul în scrisoare. În caz contrar, de obicei, cel mai bine este să concentrați scrisoarea pe subiecte care sunt importante pentru cititor, cum ar fi ceea ce trebuie să facă și până când.
Menține relația
Întotdeauna este de preferat să lăsați o relație de afaceri într-o notă pozitivă. Chiar dacă nu intenționați să vedeți sau să lucrați niciodată cu o persoană din nou, cel mai bine este să fiți de ajutor, pozitiv și sincer în scrisorile de închidere a afacerii. Profesionalismul dvs. va facilita închiderea afacerii și vă poate oferi un avans dacă planurile dvs. de afaceri viitoare vă vor determina să lucrați cu aceleași persoane în viitor.
