Planificarea unui eveniment pentru organizația dvs. este stresantă și necesită foarte mult timp. A fi bine organizat poate ajuta la atenuarea stresului și la economisirea timpului. Un aspect important de luat în considerare atunci când planificați este invitația. Invitația va informa oamenii despre evenimentul viitor și le va cere să participe. Este adesea prima dată când aud despre eveniment, așa că este important să acoperiți toate detaliile din invitație.
Elemente de bază ale invitației
Elementele de bază care trebuie incluse în invitație sunt:
- Organizația care găzduiește evenimentul
- Data
- Timp
- Locul
- Informații de contact RSVP
- Preț pentru a participa la eveniment
De asemenea, este important să trimiteți invitația în timp util. Aceasta înseamnă cu cel puțin șase până la opt săptămâni înainte de eveniment. Acest lucru le oferă oaspeților timp să răspundă și să planifice în consecință.
Scrierea invitațiilor pentru o strângere de fonduri
Alegerea formulării corecte poate da tonul pentru strângerea de fonduri și poate informa oaspeții cu privire la formalitatea evenimentului și la ce ar trebui să se aștepte.
Regulament pentru invitații
Unele reguli de luat în considerare atunci când scrieți invitația includ:
- Asigurați-vă că precizați clar cine va beneficia de pe urma evenimentului.
- Includeți detalii despre eveniment, cum ar fi dacă cina va fi servită sau dacă va fi un bar cu numerar.
- Asigurați-vă că menționați formalitatea evenimentului. Dacă evenimentul este o afacere formală, menționați că este cravată neagră, astfel încât invitații să cunoască codul vestimentar.
- Oferiți întotdeauna informații de contact în cazul în care oaspeții au întrebări.
- Dacă evenimentul are loc într-un loc necunoscut, luați în considerare includerea indicațiilor în invitație.
Alte considerații
Alte lucruri de luat în considerare atunci când scrieți o invitație sunt:
- Temă:Alege o temă și încorporează-o în invitație. De exemplu, dacă evenimentul este o ieșire de golf, utilizați o temă de golf pentru invitație.
- RSVP: Includeți întotdeauna un card de răspuns pe care oaspeții să-l trimită înapoi. Cardul ar trebui să aibă un loc unde să scrie numele oaspetelui împreună cu orice formă de plată dacă este necesar.
- Fii unic: Dacă există ceva unic pentru evenimentul tău, enumerați-l în invitație pentru a atrage invitați. De exemplu, poate fi menționată o licitație tăcută sau live sau dacă există divertisment special.
Exemplu de formulare de invitație
Există nenumărate modalități de a formula o invitație pentru o strângere de fonduri. Puteți folosi următoarele exemple ca ghid pentru a scrie propria invitație:
Eșantion 1
Prânzul anual de pălărie
Vă rugăm să ni se alăture la prânzul de după-amiază
La locație
La data și la oră
Prânzul va fi servit la ora 13:00. cu vin gratuit
Vor fi acordate premii pentru cea mai bună pălărie
Parcare cu valet
Donația de 50 USD va beneficia Organizația
Eșantion 2
Sunteți invitat la Numele evenimentului
Data
Locație
6:00 p.m. Cocktail-uri și aperitive
Cash Bar
7:30 p.m. cina
Licitație tăcută și live
Black Tie apreciat
Benefiting ABC
Atrageți oaspeții să participe la evenimentul dvs
Amintiți-vă că invitația este adesea primul lucru pe care oaspeții îl vor vedea pentru a-i alerta cu privire la evenimentul dvs. Asigurați-vă că vă acordați timp pentru a alege cu atenție invitația și pentru a o formula într-o manieră clară, care să ofere oaspeților detalii despre ce să se aștepte. Când creați invitații pentru o strângere de fonduri, țineți întotdeauna cont de tonul pe care doriți să îl setați pentru evenimentul dvs. și reflectați-l în formularea dvs. Fii la fel de creativ pe cât îți place pentru a atrage oaspeții să participe la evenimentul tău de strângere de fonduri și să-ți susțină cauza.
