Menținerea unei comunicări eficiente cu voluntarii este esențială pentru succesul oricărei organizații nonprofit. Pentru a menține voluntarii energici și implicați în munca lor, este important să-i anunțați care sunt nevoile organizației, să le exprimați aprecierea pentru eforturile lor și să vă asigurați că înțeleg cât de vitale sunt contribuțiile lor. Comunicarea eficientă este un element crucial pentru construirea de relații de durată cu voluntarii.
Adăugați o secțiune de voluntari pe site-ul dvs
Adăugarea unei secțiuni specifice voluntarilor pe site-ul dvs. este o modalitate excelentă de a comunica cu voluntarii actuali și de a atrage alții noi. Prin înființarea și întreținerea unui centru de comunicare pentru voluntari pe site-ul web al grupului dvs., le veți face mai ușor pentru voluntari să țină pasul cu ceea ce se întâmplă cu organizația. Asigurați-vă că prezentați imagini sau videoclipuri care arată voluntarii în acțiune (cu permisiunea lor). De asemenea, puteți publica lucruri precum oportunități de voluntariat, întâlniri viitoare ale comitetului și alte informații de interes pentru voluntari. În funcție de cât de sofisticat este site-ul dvs. web, puteți oferi voluntarilor o modalitate de a încărca documente, de a urmări orele de serviciu sau de a vizualiza materiale de instruire.
Cunoașteți voluntarii printr-un sondaj
Un sondaj este un instrument de comunicare util pentru a-i cunoaște pe voluntari și pentru a descoperi cum ar dori să se implice în organizația ta. Luați în considerare să puneți la dispoziție un sondaj prin secțiunea de voluntari a site-ului dvs. web sau să îl includeți într-un șablon de e-mail care se adresează noilor voluntari. Ar trebui să conțină doar câteva întrebări care vă vor permite să înțelegeți ce tipuri de activități de voluntariat ar dori să participe și ce abilități au. Rugați pe cineva să examineze rezultatele, apoi să contactați individual cu informații despre comitete sau proiecte care se potrivesc cu interesele lor. Pune aceste informații într-o bază de date de voluntari care poate fi folosită în viitor pentru a notifica oamenii pe măsură ce noi proiecte devin disponibile.
Conectează-te cu voluntarii prin intermediul rețelelor sociale
Profitați de prezența organizației dvs. în rețelele sociale ca instrument de comunicare pentru interacțiunea cu voluntarii și cu alte grupuri de părți interesate. Încurajează-i pe voluntari să urmărească paginile de socializare ale organizației și să-i întoarcă favoarea, cum ar fi urmărindu-i înapoi pe Twitter sau Instagram. Postați fotografii și legendele care evidențiază contribuțiile voluntarilor grupului dvs., împreună cu link-uri către acoperirea media a grupului. Încurajează voluntarii să interacționeze comentând și/sau partajând postările organizației. Promovați implicarea voluntarilor în eforturile generale de comunicare ale organizației prin înființarea unui comitet de social media care să coordoneze sau să asiste la postarea pe rețelele sociale.
Publicați un buletin informativ pentru voluntari
Multe organizații nonprofit trimit un buletin informativ voluntarilor, precum și donatorilor, agențiilor de finanțare, surselor de recomandare a consumatorilor și altor grupuri lunar sau trimestrial. Distribuirea unui buletin informativ este o modalitate excelentă de a informa părțile interesate despre realizările recente ale grupului de caritate, proiectele curente și obiectivele viitoare. De asemenea, oferă un vehicul excelent pentru recunoașterea contribuțiilor unor voluntari remarcabili. În funcție de cine sunt voluntarii dvs. și alte părți interesate, poate fi necesar să tipăriți și să trimiteți prin poștă un buletin informativ sau este posibil să fiți mai bine servit de un buletin informativ electronic. Luați în considerare invitarea părților interesate să se aboneze la opțiunea lor de livrare preferată.
Menține contactul personal unu-la-unu
Când vine vorba de construirea de relații cu voluntarii, nu există un substitut pentru contactul personal cu persoanele care își donează cu generozitate timpul și talentele organizației dumneavoastră. Este recomandabil să programați periodic întâlniri față în față cu voluntarii care dețin funcții de președinte sau care joacă alte roluri cheie care permit grupului dvs. caritabil să își îndeplinească misiunea. Apelarea periodică a voluntarilor pentru a-și face check-in poate fi o modalitate eficientă de a menține un contact individualizat, fără a fi nevoie să le cerem să-și aloce timp pentru o discuție formală, în persoană sau o conferință video. Directorul executiv ar putea, de asemenea, să stabilească ore de chat când voluntarii sunt încurajați să treacă pe acolo sau să sune pentru o conexiune personală.
Conectează-te prin reuniunile comitetului
Reuniunile comitetului de voluntari pot fi esențiale pentru succesul tuturor tipurilor de proiecte. Când începe un nou proiect, este recomandabil să organizați o întâlnire cu cei interesați de voluntariat, astfel încât aceștia să aibă ocazia de a afla mai multe despre tipurile de roluri disponibile și ce fel de timp ar putea avea nevoie fiecare. Odată ce un comitet este format, fie pentru un proiect special sau pentru un grup de lucru în curs de desfășurare, întâlnirile regulate continuă să fie importante pentru a gestiona procesul și pentru a menține o comunicare eficientă cu voluntari. Cel mai bine este să stabiliți un program stabilit pentru întâlniri, cum ar fi a treia zi de marți a fiecărei luni, astfel încât voluntarii să poată face planuri în avans.
Cereți voluntarilor să împărtășească feedback
Comunicarea trebuie să circule în ambele sensuri. Este la fel de important să încurajăm voluntarii să-și împărtășească gândurile și ideile cu organizația și liderii acesteia, precum este să ne asigurăm că informațiile circulă către voluntari. Există multe modalități de a facilita voluntarilor să ofere feedback sau să împărtășească sugestii. Dacă voluntarii vin în mod regulat la birou, configurați o casetă de sugestii. Sau, configurați o adresă de e-mail feedback@ pe care voluntarii o pot folosi oricând doresc. De asemenea, este o idee bună să vă obișnuiți să rezervați timp oamenilor pentru a împărtăși feedback și sugestii cu privire la agendele întâlnirilor. Poate doriți chiar să găzduiți periodic grupuri de discuții pentru a explora și a discuta despre feedback. Ceea ce contează este că este ușor pentru voluntari să ofere feedback.
Găzduiește adunări sociale pentru voluntari
Oferiți oportunități voluntarilor de a se conecta între ei prin adunări sociale care nu implică solicitări de a dona timp sau bani. Luați în considerare găzduirea periodică a unui mixer exclusiv pentru voluntari la biroul dvs. sau la domiciliul unui membru al consiliului sau al președintelui de comitet. Invitați toți cei care s-au oferit voluntar într-un interval de timp stabilit. În funcție de bugetul organizației dvs., puteți oferi băuturi răcoritoare sau poate fi mai bine să planificați o masă. Cheia este să oferiți o modalitate pentru oamenii care împărtășesc un interes în organizația dvs. să se cunoască și să înceapă să formeze legături. La urma urmei, voluntarii tăi vor fi mult mai probabil să rămână implicați cu organizația dacă prietenii lor sunt și ei implicați.
Recunoașterea eforturilor voluntarilor
Asigură-te că voluntarii sunt recunoscuți pentru rolul important pe care îl plănuiesc în a permite organizației tale să își îndeplinească misiunea sau să ajute în alt mod cauze importante. Asigurați-vă că mențiunile publice ale organizației recunosc voluntarii, mai degrabă decât să se concentreze prea mult pe directorul executiv sau pe alți membri ai personalului. De exemplu, atunci când căutați publicitate pentru organizație, direcționați membrii mass-media sau bloggerii să intervieveze președinții comitetelor sau membrii consiliului de administrație, pe lângă angajați. Când publicați fotografii cu activitățile organizației, alegeți imagini care prezintă voluntari. Când promovați strângeri de fonduri pentru evenimente speciale, luați în considerare listarea numelor membrilor comitetului pe anunț.
Exprimați formal aprecierea voluntarilor
Recunoașterea este importantă, dar la fel este și aprecierea. Asigurați-vă că le mulțumiți voluntarilor, atât față în față, cât și prin note formale de mulțumire. Luați în considerare organizarea unui eveniment de apreciere a voluntarilor cel puțin o dată pe an, cum ar fi un prânz exclusiv pentru voluntari sau o altă adunare care include un discurs de apreciere a voluntarilor și premii pentru servicii. Oferiți plăcuțe sau alte premii pentru voluntarii care au adus contribuții deosebit de semnificative grupului sau care sunt susținători de multă vreme. Luați în considerare premiile de ani de serviciu pentru reperele majore, precum și certificatele de apreciere pe hârtie pentru toți voluntarii.
Folosiți o varietate de instrumente de comunicare pentru voluntari
Orice organizație care se bazează pe serviciul voluntarilor trebuie să ia măsuri pentru a-i implica și a-i păstra pe cei care își împărtășesc timpul și talentul și pentru a recruta noi oameni care să ajute. Nu există niciun substitut pentru menținerea unei comunicări eficiente cu voluntarii. Folosirea unei varietăți de instrumente de comunicare vă va ajuta să construiți și să implicați o echipă puternică de voluntari care se angajează în organizația dvs. Prin comunicarea eficientă a voluntarilor, veți putea cultiva relații solide cu persoane care probabil vor rămâne implicate cu entitatea dvs. caritabilă pentru mulți ani de acum înainte.
