Trebuie să scrieți o scrisoare de cerere de plată? În timp ce contactarea clienților și solicitarea acestora să plătească facturile sunt restante este neplăcut, este ceva ce oamenii care dețin și gestionează afaceri trebuie să facă din când în când. Pentru a utiliza șablonul de scrisoare oferit aici, faceți clic pe imaginea de mai jos. Documentul se va deschide ca fișier PDF pe care apoi îl puteți edita, salva și imprima după cum este necesar. Utilizați acest ghid pentru imprimabile Adobe dacă aveți nevoie de asistență cu privire la modul de utilizare a acestui document.
Scrisoare de solicitare pentru plata sumei soldului
Folosiți acest șablon dacă trebuie să scrieți o scrisoare de solicitare a plății soldului restant.
Scrisoare de solicitare de plată în avans către un client
Folosiți acest șablon într-o situație în care un client a contractat cu dvs. pentru a furniza produse sau servicii pentru care este necesară plata în avans.
Scrisoare de solicitare pentru eliberarea plății
Folosiți acest exemplu de scrisoare ca punct de plecare pentru a solicita eliberarea unei plăți care este păstrată în escrow până la finalizarea unei tranzacții.
Sfaturi de scriere pentru o scrisoare de solicitare de plată
Deși ar trebui să ajustați informațiile din șablon pentru a se potrivi cu situația dvs., este important să utilizați un ton adecvat și să vă asigurați că documentul este formatat profesional.
Folosește un ton adecvat
Când trimiteți o scrisoare către un client sau un client prin care se solicită plata, este esențial să comunicați punctul dvs. cât mai clar posibil, păstrând în același timp un ton pozitiv și profesional. Nu trimiteți o primă sau a doua cerere atât de negativă încât clientul se simte atacat. Dacă tonul este prea dur, clientul poate simți că nu are rost să încerce să continui o relație cu afacerea ta. Când se întâmplă acest lucru, există riscul ca clientul să aleagă să nu plătească factura, deoarece el sau ea nu este preocupat de păstrarea relației.
Utilizați formatare profesională
Folosiți antetul companiei și un format standard de scrisoare de afaceri dacă trimiteți o scrisoare de cerere de plată prin poștă sau fax. În funcție de procedurile de corespondență ale companiei dvs., poate fi acceptabil să transmiteți scrisoarea prin e-mail. Dacă da, este mai bine să includeți scrisoarea în corpul mesajului de e-mail decât ca fișier atașat. Nu este necesar să creați un șablon cu antet pentru un mesaj de e-mail, dar ar trebui să închideți comunicarea cu semnătura de e-mail oficială a companiei.
Urmărire
Dacă trimiteți o scrisoare de solicitare de plată într-un cont restante și nu primiți răspunsuri de la destinatar în 30 de zile, luați în considerare efectuarea unui apel telefonic ulterioară. Ca și în cazul scrisorii, este indicat să mențineți un ton pozitiv. Încercați să vorbiți direct cu persoana responsabilă cu plata facturii și să confirmați primirea scrisorii. Dacă puteți vorbi cu partea responsabilă, oferiți-vă să procesați plata cu cardul de credit prin telefon sau online. Dacă nu, întrebați când vă puteți aștepta să primiți plata. Notați data și continuați cu o scrisoare de întârziere a plății.
Acțiuni suplimentare pentru colectare
Dacă plata nu este primită conform acordului, va trebui să escaladați contul la următorul pas din procedura companiei dvs. de gestionare a conturilor delincvente. Dacă factura rămâne neplătită pentru o perioadă lungă de timp, tonul scrisorilor viitoare de colectare va trebui să fie mai ferm, eventual fiind predat unei agenții de colectare, dacă este necesar. Deși există cu siguranță circumstanțe în care trebuie întreprinse acțiuni finale de colectare, nu este recomandabil să faceți acest lucru până când nu ați epuizat toate căile posibile de soluționare a întârzierii plății pe cale amiabilă. Până când nu sunteți gata să trimiteți contul către încasări sau să intrați în justiție, nu menționați astfel de acțiuni în corespondența cu cererile de plată cu persoane sau companii ale căror conturi sunt restante.
