În timp ce toate conferințele de afaceri includ în general o varietate de vorbitori care discută subiecte de interes pentru participanți, cele mai bune evenimente încorporează o serie de tipuri diferite de activități. Asigurați-vă că următorul eveniment pe care îl planificați este un succes, incluzând opțiuni care vor atrage toate segmentele publicului țintă.
Keynote Speakers
Keynote speakers pot fi o mare atracție pentru participanții la conferință. Acestea sunt de obicei prezentări generale de sesiune, ceea ce înseamnă că nu există alți vorbitori care să țină sesiuni în același timp. Subiectele depășesc de obicei tariful standard de dezvoltare profesională, oferind inspirație sau perspective unice. Deși prezentatorii cheie pot fi programați în orice moment, aceștia sunt adesea rezervați pentru prima și ultima sesiune de la o conferință.
În funcție de dimensiunea și bugetul evenimentului, unele grupuri rezervă celebrități sau alte persoane de profil în alt ca vorbitori principali. De exemplu, Dan Rather a fost un vorbitor principal pentru HR Florida în 2016, iar Malala Yousafzai va vorbi la Society for Human Resource Management (SHRM) 2018 Conference & Expo. Organizațiile mai mici rezervă adesea celebrități locale sau vorbitori motivaționali pentru aceste sesiuni. Puteți găsi vorbitori principali prin organizații precum National Speakers Association sau Big Speak.
Sesiuni Breakout
Sesiunile Breakout sunt programe educaționale desfășurate pe tot parcursul zilei la evenimentele conferințelor de afaceri. Mai mult de o sesiune este programată în același timp, pentru a permite participanților să aleagă dintr-o varietate de subiecte, astfel încât să își personalizeze programul într-o anumită măsură. Luați în considerare rezervarea unor profesioniști de succes în domeniul dvs., consultanți și formatori din industrie, reprezentanți ai agențiilor guvernamentale și alți experți pentru sloturile principale. Luați în considerare lansarea unui apel pentru vorbitori pe site-ul web al organizației dvs. pentru a încuraja persoanele interesate să contribuie să trimită propuneri.
Când programați difuzoare, este important să oferiți o mare varietate de subiecte și să împărțiți subiectele, astfel încât oamenii să poată participa la programe care atrag interesele lor. De exemplu, dacă aveți doi vorbitori de contabilitate, programați-i la ore diferite, astfel încât persoanele care sunt cel mai interesate de contabilitate să aibă ocazia să participe la ambele. Oferiți subiecte foarte diferite în același timp, cum ar fi marketingul sau serviciul pentru clienți, astfel încât participanții care nu sunt interesați de contabilitate să aibă și de unde alege.
Sesiuni de brainstorming
Unul dintre cele mai mari beneficii ale participării la conferințe este oportunitatea de a întâlni și de a comunica cu profesioniști care au aceleași idei. Luați în considerare să rezervați timp pe agendă pentru sesiuni de brainstorming specifice unor subiecte specifice. De exemplu, puteți bloca câteva sesiuni de discuții pentru a fi mese rotunde pe subiecte fierbinți relevante pentru participanți. Alternativ, puteți desemna zone de relaxare în holul locației care să fie rezervate pentru discuții de interes special la diferite momente ale zilei. Participanții interesați să afle mai multe despre ce cred alții despre subiectele desemnate vor aprecia că au ocazia să participe la așa ceva.
Vânzări cu amănuntul
Conferințele prezintă adesea magazine portabile de vânzare cu amănuntul unde participanții pot achiziționa articole de marcă pe care le oferă asociația de sponsorizare, cum ar fi tricouri, pixuri, portofolii și multe altele. Aceste puncte de vânzare cu amănuntul dețin, de obicei, cărți scrise de autori care vorbesc la eveniment. Dacă grupul dvs. nu poate investi într-o cantitate mare de inventar, furnizați doar câteva articole de afișare pe care participanții le pot comanda la eveniment pentru a le fi livrate acasă sau la birou. Probabil că vor aprecia că nu trebuie să ducă sau să împacheteze articole pentru a le duce acasă, așa că s-ar putea să descoperi că vinzi și mai mult în acest fel.
Semnaturi de carte
Vorbind de autori, este o idee bună să programați semnele de cărți pentru vorbitorii care au publicat cărți în timpul evenimentului. În general, cel mai bine este să găzduiești semnarea cărții unui anumit autor imediat după discursul individului, deoarece participanții care sunt încântați de prezentarea individului ar putea merge direct la semnare pentru a cumpăra o carte pe care să o semneze. Acest lucru vă poate ajuta grupul să sporească vânzările de cărți și, de asemenea, face ca perspectiva de a vorbi la evenimentul dvs. să fie deosebit de atractivă pentru autori.
Expoziție comercială
Majoritatea conferințelor de afaceri includ o porțiune de expoziție comercială, care implică alocarea unei zone în care vânzătorii și sponsorii pot amenaja standuri pentru a-și afișa produsele și serviciile în schimbul unei taxe. Banii care vin ca urmare a taxelor legate de participarea la expoziții comerciale pot ajuta la acoperirea costurilor de organizare a evenimentului general și, de asemenea, pot ajuta organizația de planificare să câștige venituri pentru a-și susține operațiunile.
Pentru unele conferințe, târgul rămâne deschis tot timpul, în timp ce la altele secțiunea standului expozanților este disponibilă doar pentru participanți în perioadele în care sesiunile nu au loc. Fiecărui expozant i se atribuie un spațiu specific de stand unde își instalează expoziții care își promovează produsele și serviciile. Ei desemnează membrii echipei să lucreze la cabine și să interacționeze cu participanții. Majoritatea distribuie literatură despre produse și oferă un fel de cadouri (de obicei cadouri promoționale de afaceri sau gustări), precum și colectează informații de contact de la participanți pentru a le utiliza în scopuri de marketing în viitor.
Licitație tăcută
Dacă conferința dvs. este o strângere de fonduri majoră pentru grupul sponsor sau altă asociație, luați în considerare organizarea unei licitații tăcute. Aceasta implică colectarea articolelor donate pentru care participanții pot licita pentru un interval de timp specificat în timpul conferinței. Odată ce licitarea se închide, cel mai mare ofertant pentru fiecare articol „câștigă” – ceea ce înseamnă că va cumpăra articolul. Cei care se angajează se distrează la cumpărături și concurând, mai ales dacă obțin niște chilipiruri grozave, iar organizația se bucură de un flux suplimentar de venituri din eveniment.
Mâncare: mese și gustări
Mâncarea este o parte importantă a oricărui eveniment de conferință! Sunt șanse să fie nevoie să achiziționați mese și gustări de la centrul de convenții, hotel sau alt loc unde va avea loc evenimentul. Ar trebui să plănuiți să luați un mic dejun ușor dimineața, dacă evenimentul începe devreme, un prânz în farfurie sau tip bufet și gustări după-amiaza. Unele evenimente includ, de asemenea, mese de seară în una sau mai multe nopți, în special dacă există o ceremonie de premiere sau o prezentare specială de seară.
Când comandați meniul, asigurați-vă că aveți o varietate mare de opțiuni pentru a ține cont de restricțiile dietetice speciale. Dacă oferiți selecții tip bufet, asigurați-vă că există opțiuni pentru persoanele care nu pot (sau aleg să nu mănânce) lucruri precum gluten, zahăr, grâu, nuci sau carne. De asemenea, este recomandabil să aveți opțiuni disponibile pentru cei care urmează un stil de viață vegan. Dacă serviți mese în farfurie, permiteți participanților să opteze pentru mese care se potrivesc felului lor de a mânca. O modalitate de a face acest lucru este includerea unei secțiuni în formularul de înregistrare în care participanții pot specifica restricții alimentare sau pot plasa comenzi speciale.
Recepție de lansare
Luați în considerare organizarea unei recepții de lansare în prima noapte a conferinței, concentrată pe implicarea participanților la eveniment și promovarea susținătorilor (vânzători și sponsori). Ideea este de a găzdui un eveniment distractiv la care oamenii vor aștepta cu nerăbdare să participe și care le va oferi șansa de a socializa cu alți participanți într-un mod structurat.
Aceste recepții au loc adesea pe etajul expoziției, oferind participanților o primă privire asupra expozanților într-un cadru relaxat, unde sunt servite alimente și băuturi. Acest lucru creează un beneficiu cu valoare adăugată pentru vânzătorii și sponsorii care plătesc pentru a avea cabine de expozanți, deoarece aceste recepții sunt de obicei bine participate de participanții la conferință.
Poți găsi probabil un sponsor care să garanteze costul acestui tip de eveniment în schimbul unei considerații promoționale. Dacă urmează să serviți alcool la recepție, luați în considerare să oferiți fiecărui participant un anumit număr de bilete de băutură, astfel încât să poată primi câteva băuturi fără costuri. Acest lucru va ajuta la controlul costurilor și la minimizarea altor probleme potențiale de răspundere. Nu ar trebui să existe nicio taxă pentru mâncare sau alte tipuri de băuturi.
Conexiuni sociale
Este o idee bună să încorporezi modalități informale suplimentare pentru ca participanții să se conecteze între ei și să socializeze într-un mod relaxat. De exemplu, puteți include un Tweetup care le permite oamenilor să se conecteze într-un motiv distractiv, sporind totodată prezența evenimentului pe rețelele sociale. Selectați un hashtag oficial pentru eveniment, astfel încât participanții să-și poată împărtăși experiențele online.
Este, de asemenea, o idee bună să permiteți participanților să se înscrie pentru a participa la evenimente de grup pe care le-ar plăti singuri, cum ar fi mese la anumite tipuri de restaurante, cu vorbitori sau autori a căror activitate este evidențiată la eveniment, sau pentru a vedea obiectivele turistice locale. Acest lucru este deosebit de benefic pentru persoanele care nu participă cu alte persoane pe care le cunosc, deoarece le oferă o modalitate de a cunoaște alți participanți și de a se angaja în zona locală, fără a fi nevoiți să se aventureze singuri.
Divertisment
Divertismentul poate fi o caracteristică suplimentară excelentă pentru conferințe mari, în special pentru cele care durează mai multe zile. Unele conferințe de mai multe zile includ evenimente după program, cum ar fi concerte, spectacole de comedie sau petreceri la care participanții pot participa. Admiterea pentru participanți ar trebui să fie inclusă în taxa generală de înregistrare a evenimentului, deși probabil ar trebui să le permiteți să cumpere bilete suplimentare doar pentru porțiunea (porțiunile) axată pe divertisment. În acest fel, este posibil ca călătorii de afaceri care aduc prieteni sau membri ai familiei să-și includă însoțitorii de călătorie pentru aceste tipuri de evenimente.
Grupuri de antrenament
Poate fi greu să rămâi pe drumul cel bun cu rutina ta de antrenament atunci când ești în afara orașului la o conferință. Poate fi util atunci când organizatorii evenimentului publică un program de activități de exerciții de grup organizate. De exemplu, puteți familiariza un membru al comitetului cu zona locală pentru a găzdui plimbări sau alergări zilnice, sau puteți rezerva o zonă la locul de desfășurare pentru a oferi cursuri de fitness de grup celor care doresc să participe.
Premii pentru participanți
Oamenilor le place să câștige lucruri, așa că poate fi grozav să le oferi participanților modalități de a se înscrie și de a câștiga premii în timpul evenimentului. Puteți include premii oferite de organizația sponsor, precum și articole contribuite de vânzători. De exemplu, unele grupuri pot acorda un mare premiu în bani (finanțat de organizație sau de un sponsor), împreună cu premii mai mici donate de expozanții din expozițiile comerciale.
Multe grupuri gestionează procesul de acordare a premiilor la ușă, oferind participanților carduri de bingo populate cu numele fiecărui sponsor sau primilor câțiva furnizori care se înregistrează și plătesc. Participanții trebuie să viziteze cabinele specificate pentru a obține ștampile sau semnături unice, apoi cardurile completate sunt înscrise la extragere. Cardurile sunt scoase la o oră prestabilită (de obicei la sfârșitul zilei), premiile fiind acordate participanților care sunt prezenți.
La unele evenimente, vânzătorii care au premii la ușă le acordă prin colectarea cărților de vizită de la participanți sau prin scanarea codurilor de bare de pe insignele lor.
Premii ușa expozantului
Unele grupuri oferă și premii la ușă expozanților ca o modalitate de a implica în continuare persoanele și companiile care oferă sprijin financiar pentru conferință. O opțiune este să trageți numele unuia sau doi expozanți pentru a primi spațiu gratuit la stand pentru evenimentul de anul următor. De asemenea, poate doriți să luați în considerare tragerea numelor reprezentanților vânzătorilor pentru a acorda premii distractive pe care le vor bucura să le primească. Ei vor aprecia acest lucru și îi poate ajuta să-și îndemne angajatorii să participe anul viitor!
Evaluări
Este important să obțineți feedback de la participanții din acest an, precum și de la vânzători și sponsori. Oferiți o modalitate pentru toți cei implicați de a completa un formular de evaluare. Puteți distribui evaluări pe hârtie la eveniment sau urmărire, trimițând un sondaj în câteva zile. Indiferent cum ai cere feedback, este important să o faci! De asemenea, este important să asculți! Publicați rezultatele și luați în considerare feedback-ul pe care îl luați în considerare atunci când începeți să planificați evenimentul de anul viitor.
Aveți o conferință grozavă
Deși aceasta nu este o listă completă a fiecărui tip posibil de activitate care ar putea fi inclusă într-o conferință, este un punct de plecare excelent. Revizuiește aceste idei și încurajează-i pe ceilalți implicați în planificarea următorului tău eveniment să facă același lucru. Folosiți ceea ce ați învățat pentru a selecta unele activități și, ca punct de plecare, să vă gândiți la alte idei care vă pot ajuta să vă faceți evenimentul și mai atrăgător pentru publicul țintă. Există o mulțime de conferințe, așa că este important să luați măsuri pentru a vă asigura că a dvs. oferă oportunități și resurse valoroase de dezvoltare profesională, precum și puțină distracție.
